Factures

Dans Membri 365, lors des différentes opérations, les factures sont généralement générées automatiquement par le système.

Plusieurs processus nécessitent toutefois une intervention manuelle, notamment la création de factures, l'application de paiements, l'envoi de factures et les annulations.

Créer une facture manuelle

Une facture manuelle peut être créée directement à partir de la page Factures de la section Facturation.

Lors de l'ajout de produits à une facture manuelle, trois méthodes peuvent être utilisées.

Sélectionner un produit existant

  1. Utiliser la loupe du champ de recherche Produit.
  2. Sélectionner le produit dans la liste des produits de l'environnement.
  3. Déterminer la quantité achetée et le prix unitaire.
  4. Sélectionner Enregistrer et fermer.
Attention. Lors de la création d'une facture manuelle, seuls les produits de type Autres ou Services peuvent être sélectionnés.
Information. Une modification du prix lors de la création d'une ligne de produit ne modifie pas le prix par défaut du produit.

Créer un produit dans l'environnement

  1. Sélectionner la loupe du champ de recherche Produit.
  2. Sélectionner + Créer Produit.
  3. Compléter les champs obligatoires et facultatifs du formulaire rapide.

Le produit ainsi créé pourra être réutilisé lors de la création d'autres factures.

Créer un produit uniquement pour cette facture

  1. Nommer le produit et indiquer son prix.
  2. Déterminer la quantité achetée.
  3. Inscrire le numéro de G/L et/ou le numéro de produit selon le système comptable utilisé.
  4. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Ce produit ne sera disponible que pour cette facture.

Attention. Il n'est pas possible de créer une facture combinant des produits taxables et des produits non taxables.

Une fois les produits ajoutés, sélectionner Facturer dans la barre d'outils.

Attention. Il n'est plus possible de modifier les lignes de produits après la facturation.

Trouver une facture

À partir de la fiche d'un compte

Pour consulter rapidement les factures ouvertes :

  1. Accéder à la fiche du compte.
  2. Sélectionner l'onglet Facturation.
  3. Consulter les factures ouvertes du compte.

Pour consulter toutes les factures associées au compte :

  1. Sélectionner Association dans l'en-tête.
  2. Sélectionner Factures.
  3. Utiliser les vues système, la recherche rapide ou les filtres pour retrouver la facture.

À partir de la liste des factures

  1. Accéder à la page Factures dans le menu principal.
  2. Utiliser les vues, la recherche rapide ou les filtres.
Astuce. La recherche rapide peut utiliser le nom de la facture, son numéro de référence ou le compte facturé. Une recherche partielle peut être effectuée avec l'astérisque (*).

Payer une facture

Attention. Si vous utilisez Sage50, les paiements doivent plutôt être appliqués directement dans Sage. Ils seront ensuite récupérés par Membri 365.

Faire un paiement régulier

  1. Sélectionner la facture à payer.
  2. Sélectionner l'onglet Paiements.
  3. Sélectionner + Nouveau Paiement.
  4. Inscrire les informations du paiement dans le formulaire Création rapide : Paiement.
  5. Sélectionner Enregistrer et fermer.
  6. Sélectionner Actualiser pour voir le nouveau solde.
Information. Selon le mode de paiement, le champ Détails peut être obligatoire, par exemple pour un numéro de confirmation ou un numéro de chèque.

Appliquer des crédits de factures disponibles

  1. Sélectionner la facture concernée.
  2. Sélectionner l'onglet Paiements.
  3. Mettre Appliquer les crédits de factures disponibles à Oui.
  4. Au besoin, déterminer le montant maximal de crédits à utiliser.

Envoyer une facture

Les envois sont généralement automatisés, mais une facture peut aussi être envoyée ou renvoyée manuellement.

Envoyer via Membri 365

  1. Trouver et sélectionner la facture.
  2. Sélectionner Renvoyer le courriel dans la barre d'outils.
Information. Cet envoi met à jour le champ Dernier courriel envoyé le.

Télécharger la facture

  1. Trouver et sélectionner la facture.
  2. Sélectionner Télécharger la facture.
  3. Envoyer ensuite le PDF avec le système de messagerie de votre choix.

Envoyer la facture au propriétaire

  1. Trouver la facture.
  2. Sélectionner Envoyer au propriétaire.

États de compte

Envoyer ou télécharger un état de compte

  1. Accéder à la fiche du compte.
  2. Sélectionner Envoyer l'état de compte ou Télécharger l'état de compte.

Envoi automatique

L'envoi automatique peut être activé pour les comptes qui ont des factures ouvertes depuis plus de 30 jours.

Les états de compte automatiques sont envoyés tous les 30 jours lorsque les critères sont toujours remplis.

Information. Cette option n'est pas activée par défaut dans Membri 365.

Exclure un compte des envois automatiques

  1. Sélectionner le compte.
  2. Accéder à l'onglet Facturation.
  3. Mettre Ne pas envoyer d'états de compte à Oui.
  4. Enregistrer.

Exclure une facture d'un état de compte

  1. Sélectionner la facture.
  2. Accéder à l'onglet Résumé.
  3. Mettre Exclure de l'état de compte à Oui.
  4. Enregistrer.

Annulations et remboursements

Annuler une facture non payée

  1. Trouver la facture en attente de paiement.
  2. Sélectionner Annuler la facture dans la barre d'outils.
  3. Confirmer l'annulation.

Annuler une facture déjà payée ou partiellement payée

Attention. Cette procédure ne s'applique pas aux factures d'adhésion ou aux factures de renouvellement déjà payées.

L'annulation d'une facture déjà payée crée une facture de remboursement avec un solde négatif.

  1. Sélectionner la facture à rembourser.
  2. Sélectionner Annuler la facture.
  3. Effectuer le remboursement au client par le moyen approprié.
  4. Ouvrir ensuite la facture de remboursement.
  5. Sélectionner l'onglet Paiements.
  6. Sélectionner + Nouveau Paiement.
  7. Choisir le mode de paiement Remboursement.
  8. Inscrire les détails du remboursement.
  9. Sélectionner Enregistrer et fermer.
Attention. La saisie d'un remboursement dans Membri 365 n'effectue pas automatiquement le transfert de fonds. Le remboursement financier doit être effectué séparément.

Créer une note de crédit

  1. Accéder à Facturation → Factures.
  2. Sélectionner + Nouveau.
  3. Sélectionner le compte concerné et compléter les informations nécessaires.
  4. Sélectionner Enregistrer.
  5. Dans Produits de la facture, sélectionner les trois points, puis + Nouveau produit de la facture.
  6. Compléter les champs du produit.
  7. Entrer un montant négatif pour représenter le crédit.
  8. Sélectionner Enregistrer et fermer.
Information. Les montants négatifs représentent une somme à rembourser au compte et sont affichés entre parenthèses dans Membri 365.