Le processus d'adhésion permet
de créer une cotisation en attente de paiement ainsi qu'une facture d'adhésion
. La cotisation deviendra active à la réception du paiement et le compte sera membre de votre organisation.
On passe donc par le processus d'adhésion pour deux types de membres:
Les
nouveaux membres
de votre organisation
Les
anciens membres
de votre organisation
Dans les deux cas, le formulaire est le même à la différence qu'on peut sélectionner le compte d'un ancien membre pour préremplir les champs du formulaire, mais qu'on doit créer manuellement le nouveau (s'il n'est pas déjà dans la base de données).
Pour mieux comprendre les différents statuts des membres,
cliquez ici
.
Il n'est pas possible de faire l'adhésion d'un membre en processus de renouvellement.
Naviguer jusqu'à la page
Adhésions
dans la section
Membres
du menu principal et sélectionner
+Nouveau
dans la barre d'outils.
À l'aide du champ recherche
Compte
, choisir un compte existant non-membre pour en faire l'adhésion ou créer un compte en sélectionnant
+ Créer Compte
pour faire l'ouverture du formulaire rapide
Création rapide: Compte
Information :
Si vous devez faire la création d'un compte, remplissez seulement les champs obligatoires accompagnés d'un
astérisque rouge
. En effet, les autres champs se retrouvent tous dans le formulaire d'adhésion que vous êtes en train de remplir. Comme ce sont des champs du compte, ils sont décrits dans la section de notre documentation qui traite des
comptes
.
Il est très probable que vous deviez également faire la création rapide d'un contact principal pour ce compte. Encore une fois, vous pouvez seulement remplir les champs obligatoires pour ce formulaire. Les autres champs sont présents dans le formulaire d'adhésion. Toutefois, comme ce sont des champs du formulaire de contact, ils sont décrits dans la section de notre documentation qui traite des
contacts
.
À l'aide du champ recherche
Propriétaire
, déterminer le l'utilisateur du CRM propriétaire du compte.
Entreprise
Remplir les champs obligatoires et facultatifs de l'onglet
Entreprise
Astuce :
Tous les champs de cet onglet sont en fait des champs de la fiche du compte. Pour avoir plus d'information sur la nature de ces champs, rendez-vous dans la section
Compte
de notre documentation.
Passer à l'onglet Abonnement et remplir les divers champs obligatoires et facultatifs que l'on y retrouve
Type d'abonnement
Champ recherche qui permet de sélectionner le type d'abonnement parmi
la liste des types d'abonnement
de l'environnement
Ensemble d'options d'abonnement
Permet de sélectionner l'ensemble d'options d'abonnement parmi
la liste des ensembles d'options d'abonnement
- Selon l'ensemble choisi, le compte peut avoir accès à des gratuités et à des options d'abonnement incluses ou additionnelles.
Prix de l'ensemble
Champ de l'
ensemble d'options d'abonnement
qui indique le montant à payer pour un abonnement à cet ensemble d'options d'abonnement
Durée de l'abonnement (Mois)
Le nombre de mois pendant lesquels la cotisation du membre sera active
Abonnement gratuit
Permet d'offrir gratuitement un abonnement à cet ensemble d'options d'abonnement au compte dont vous faites l'adhésion
Renouveler automatiquement
Si ce champ indique
Non
, le compte recevra un avis de renouvellement qui devra être accepté pour produire sa facture de
renouvellement
. Si ce champ indique
Oui
, le compte ne recevra pas d'avis de renouvellement. On lui enverra plutôt sa facture de
renouvellement
automatiquement.
Prédéterminer la date de début
Permet de prédéterminer la date à laquelle la cotisation du membre commencera - Si ce champ indique
Oui
, le champ
Date de début prédéterminée
s'affiche à sa suite.
Date de début prédéterminée
Champ date qui permet de choisir la date à laquelle l'abonnement débutera
Outrepasser la durée de l'abonnement
Permet d'inscrire une durée différente de celle prévue par l'
ensemble d'options d'abonnement
- Si ce champ indique
Oui
, le champ
Durée de l'abonnement
s'affiche à sa suite. Toutefois, il faut que l'
ensemble d'options d'abonnement le permette
.
Durée de l'abonnement (Mois)
Permet d'indiquer un nombre de mois différent de celui prévu par l'ensemble d'options d'abonnement pendant lesquels le compte sera membre
Prédéterminer la date de fin
Permet de prédéterminer la date à laquelle la cotisation prend fin - Si ce champ indique
Oui
, les champs
Date de fin prédéterminée
et
Type d'ajustement au prorata
s'affichent à sa suite.
Date de fin prédéterminée
Champ date qui permet de choisir la à laquelle l'abonnement prend fin
Type d'ajustement au prorata
Si la date de fin prédéterminée ne permet pas à l'abonnement de s'échelonner sur toute la durée prévue par l'ensemble d'options d'abonnement, il est possible d'indiquer quel ajustement le système doit faire sur le prix de l'abonnement. L'option
Aucun
ne fait aucun ajustement sur le initial. L'option
Automatique
indique au système qu'il doit calculer lui-même la fraction du prix initial que le membre doit payer pour son abonnement. L'option
Montant
permet d'indiquer un montant précis à payer pour cet abonnement réduit ou prolongé.
Prédéterminer le montant
Permet d'outrepasser le montant prévu pour le prix de l'ensemble d'options d'abonnement et d'en indiquer un autre - Si ce champ indique
Oui
, le champ
Montant prédéterminé
s'affiche à sa suite.
Montant prédéterminé
Permet d'indiquer le prix à payer pour une cotisation en lien avec cet ensemble d'options d'abonnement
Prédéterminer le crédit de cotisation
Permet d'outrepasser le montant du crédit de cotisation prévu par l'
ensemble d'options d'abonnement
et d'en indiquer un autre - Si ce champ indique
Oui
, le champ
Montant de crédit prédéterminé
s'affiche à sa suite.
Montant de crédit prédéterminé
Permet d'indiquer le montant des crédits de cotisation à inscrire sur la cotisation -
Le montant prévu ne peut être supérieur au montant facturé pour l'abonnement.
Appliquer les frais d'ouverture de dossier
Cette option permet d'appliquer ou non les frais d'ouverture d'un nouveau dossier à la nouvelle adhésion. Peut-être le compte existait-il déjà dans un ancien système ou a-t-il déjà été membre par le passé? Dans ces cas-ci, ce champ devrait indiquer
Non
. Le montant de ces frais est déterminé dans l'
ensemble d'options de l'abonnement
.
Appliquer le rabais nouvelle entreprise
Permet d'offrir un rabais configuré dans l'
ensemble d'options de l'abonnement
à une nouvelle entreprise
Payée d'avance
Permet d'indiquer si l'adhésion a déjà été payée au moment de la création de l'adhésion
Montant de paiement
Le montant du paiement reçu au moment de la création de l'adhésion
Mode de paiement
Menu déroulant qui permet de choisir le mode de paiement par lequel le paiement a été fait
Détails du paiement
Selon le mode de paiement, ce champ peut être obligatoire. On y inscrit par exemple un numéro de confirmation dans le cas d'un paiement par carte de crédit ou le numéro de chèque lorsque le paiement est fait par chèque.
Information :
Si le paiement correspond au montant total de la facture d'adhésion, la cotisation du membre sera immédiatement payée et active lorsque vous
facturerez l'adhésion
.
Les fonctionnalités de cet encadré ont été remplacés par les
produits
.
Bloquer l'envoi du courriel de la facture
Permet de ne pas envoyer le courriel de facturation au moment de
facturer l'adhésion
Message sur la facture
Permet d'inscrire un message directement sur la
facture
d'adhésion
Premier code de réduction
Permet d'appliquer un
code de réduction
sur le montant de la facture d'adhésion
Appliquer le code de réduction au renouvellement
Permet d'appliquer le code de réduction inscrit au champ précédent au moment de l'envoi de la facture de
renouvellement
Deuxième code de réduction
Permet d'appliquer un deuxième
code de réduction
sur le montant de la facture d'adhésion
Appliquer le code de réduction au renouvellement
Permet d'appliquer le code de réduction inscrit au champ précédent au moment de l'envoi de la facture de
renouvellement
Troisième code de réduction
Permet d'appliquer un troisième
code de réduction
sur le montant de la facture d'adhésion
Appliquer le code de réduction au renouvellement
Permet d'appliquer le code de réduction inscrit au champ précédent au moment de l'envoi de la facture de
renouvellement
Choisir l'ensemble de gratuités plus tard
Permet au responsable de l'inscription de choisir l'
ensemble de gratuités
plus tard. Les ensembles à choisir plus tard apparaissent dans un tableau de bord au moment de l'activation de la cotisation. Si la cotisation est déjà active (payée d'avance), le compte s'affiche sur le tableau à la fin du processus d'adhésion. Les gratuités iront s'ajouter à la cotisation au moment du choix.
Ensemble de gratuités
Champ recherche qui permet de chosir parmi les
ensemble de gratuités
reliés à l'
ensemble d'options d'abonnement
choisi.
Ce module indique les
options d'abonnement
qui sont incluses dans l'
ensemble d'options d'abonnement
choisi.
Ce module indique les
options d'abonnement
qui sont additionnelles à l'
ensemble d'options d'abonnement
choisi.
Délégués
Passer à l'onglet
Délégués
et utiliser le champ recherche de cet encadré pour faire la recherche d'un contact de cette entreprise ou faire la création d'un nouveau contact en sélectionnant
+Créer Contact
au bas du menu déroulant pour faire l'ouverture du formulaire rapide
Création rapide: Contact
Remplir les divers champs obligatoires et facultatifs que l'on y retrouve
Astuce :
Tous les champs de cet onglet sont en fait des champs de la fiche du contact principal. Pour avoir plus d'information sur la nature de ces champs, rendez-vous dans la section
Contacts
de notre documentation.
Attention :
Il se peut que l'ensemble d'options d'abonnement que vous avez choisi à l'onglet
ne permette pas l'ajout de délégué secondaire.
Sélectionner l'onglet
Délégués
du formulaire d'adhésion;
Sélectionner
Enregistrer
dans la barre d'outils pour faire la création de l'adhésion dans votre environnement
Membri
et pour permettre l'ajout de délégués secondaires sur le formulaire d'adhésion;
À partir de l'encadré
, sélectionner
Ajouter un(e) Contact existant(e)
pour faire l'ouverture de formulaire de recherche;
À l'aide du champ recherche, sélectionner les contacts à ajouter comme délégués secondaires;
Astuce :
Il est possible de sélectionner plus d'un contact à la fois.
Sélection
Ajouter
au bas du formulaire.
Nombre de délégués inclus
Le nombre de délégués inclus dans cet
ensemble d'options d'abonnement
qu'il est possible d'ajouter à la cotisation de ce futur membre sans charges additionnelles.
Prix de délégués additionnels
Prix à payer pour des
délégués additionnels
de plus que ceux qui sont inclus dans l'ensemble choisi
Sélectionner
Facturer
dans la barre d'outils pour créer et envoyer une facture d'adhésion au courriel de facturation du compte.
Au moment de la facturation, une cotisation en attente de paiement est créée et ajoutée à l'onglet
de la fiche du compte. Le compte se verra également attribuer le statut de
Membre à venir
jusqu'au moment de la facture d'adhésion.
Lors de l'application du paiement, la cotisation en attente s'activera et le compte aura le statut de
Membre
pour toute la durée de sa cotisation.
Astuce :
Un message de validation du prix de la facture et de l'ensemble d'options d'abonnement choisi apparaîtra au moment de la sélection du bouton
Facturer
. Vous pourrez alors confirmer une dernière fois les informations saisies.
Si vous avez
fait une erreur sur une adhésion facturée
, mais que celle-ci n’est
pas encore payée
, il vous est possible de
réinitialiser l’adhésion
pour effectuer les changements nécessaires. Vous devrez sélectionner l’icône
Réinitialiser
dans votre barre d’outils. L’adhésion sera ainsi supprimée et la facture sera annulée.
Les adhésions qui proviennent de votre site web arriveront directement dans
Membri 365
. Pourtant, le processus d'adhésion n'est pas complet pour autant. Cela s'explique par deux raisons logiques:
D'une part, cela vous permet de
savoir que vous avez un nouveau compte qui désire être membre
. Vous pouvez alors prendre les actions nécessaires pour bien accueillir ce nouveau compte membre au sein de votre organisation.
D'autre part, il se peut que
des erreurs se soient glissées dans la demande d'adhésion
. Par exemple, il se pourrait qu'un nouveau membre choisisse le mauvais type d'abonnement. Une fois la demande vérifiée,
faites les modifications nécessaires
. Vous pouvez indiquer quelles modifications ont été faites en ajoutant un message personnalisé directement sur la facture.
Il ne vous reste maintenant qu'à
facturer
.
Attention :
Le formulaire d'adhésion
ne vous laisse plus indiquer si le compte est un compte existant ou non
.
Les formulaires d'adhésion reçus du site web vont
toujours créer un compte
. Si un compte non-membre du même nom existe déjà dans votre base de données, veillez à
le fusionner
au nouveau compte créé par le formulaire.
Utiliser la recherche globale pour valider ou infirmer l'existence d'un compte non-membre du même nom que celui créé par l'adhésion
Si un compte du même nom existe déjà, naviguer jusqu'à la section
Comptes
du menu principal
Utiliser le sélecteur de vues pour choisir la vue système
Comptes actifs
Utiliser la recherche rapide pour identifier les éléments à fusionner
Cocher les deux comptes
Fusionner les éléments
Section en développement
Remarque :